Privacyverklaring

Privacy Verklaring

Wie is OBVS?

OBVS, wat we uitspreken als Obvious, is een ICT dienstverlener gevestigd in Utrecht. De OBVS Groep bestaat uit een tweetal entiteiten, te weten:

  • Martius BV (OBVS Holding) KvK-nummer 30.25.87.50;
  • abend IT BV (OBVS Detachering) KvK-nummer 30.25.87.51;

Wat doet OBVS?

Naast het ontwikkelen, beheren, exploiteren en onderhouden van software is OBVS actief met het detacheren van professionals in de ICT.

Voor, tijdens en na het tot stand komen van een detacheringsovereenkomst worden er een aantal processen doorlopen als “Sollicitatie”, “Selectie”, “Aanbieding”, “Acceptatie”, “Detachering”, “Verloning” en “Pensioen”. Voor het juist uitvoeren van deze processen hebben we persoonsgegevens nodig. Deze persoonsgegevens bewaren we ook.

Definities

(Algemene) Persoonsgegevens

Uw Naam, adres, contactgegevens en geboortedatum.

CV

Het curriculum vitae geeft een duidelijk en goed beeld van uw opleidingen en werkervaring.

Salarisgegevens

Naast het bruto maandsalaris bevatten de salarisgegevens ook componenten als reis- en verblijfsvergoedingen, vakantiegeld en verlofdagen.

Verkooptarief

Dit is het uurtarief wat wij met de klant zijn overeengekomen, of in een eerder stadium in een offerte aan de klant kenbaar hebben gemaakt.

Timesheet

De timesheet is een urenoverzicht van de door u gepresteerde uren bij de klant, aangevuld met verlof- en ziekte uren.

Facturatie

Tijdens de facturatie worden de gepresteerde uren in rekening gebracht bij de klant. Detailregels op een factuur kunnen contractnummers en namen van de ingezette medewerkers bevatten.

Wat doet OBVS met jouw gegevens?

Sollicitatie

Wanneer u op een van onze vacatures reageert (via e-mail, de website jobs.obvs.eu of een jobboard), dan slaan wij uw algemene persoonsgegevens en cv op in ons systeem. Bij het opslaan van de gegevens koppelen we deze aan de vacature en de gegevens van onze opdrachtgever. Deze koppeling noemen wij een “match”.

Normaal gezien bewaren wij uw gegevens voor de duur van de selectie periode, dit is maximaal 6 weken. Wanneer we uw gegevens gaan verwijderen sturen we een e-mail waarin we u de vraag stellen om als kandidaat in ons systeem opgeslagen te blijven. Wanneer u niet op deze e-mail reageert verwijderen we de gegevens.

Selectie

Tijdens de selectie procedure beoordelen wij of uw cv en eventuele motivatiebrief aansluit bij de eisen en wensen uit de vacature waarop u gereageerd heeft.

Tijdens deze selectie kunnen we drie zaken beslissen:

  1. Uw CV sluit aan bij de vacature, we nemen contact op via de telefoon en/of e-mail en nemen de vacature met u door. Tijdens dit gesprek bespreken we uw wensen ten aanzien van arbeidsvoorwaarden en/of samenwerkingsvorm. Bij een positief eerste contact nodigen we u normaal gezien uit voor een uitgebreidere kennismaking op kantoor alvorens we een aanbieding aan onze klant gaan doen. Bij een positieve kennismaking geeft u ons toestemming om uw gegevens te gebruiken voor een aanbieding aan onze klant;
  2. Uw CV sluit niet aan bij de vacature, of we hebben een betere match met een andere kandidaat. We laten u per e-mail weten dat we uw gegevens verder niet zullen gebruiken;
  3. We hebben nog enige twijfel of uw kennis en ervaring aansluit bij de vacature, we zullen contact met u opnemen per telefoon of e-mail. Tijdens dit gesprek, of mailwisseling, zullen we u laten weten of uw kennis en ervaring aansluit bij de vacature en we uw gegevens zullen gaan gebruiken;

Wanneer we tijdens de selectie procedure beslissen geen gebruik te maken van uw gegevens zult u een e-mail van ons ontvangen. In deze e-mail geven we aan dat we uw gegevens gaan verwijderen in deze e-mail zullen we u de vraag stellen om als kandidaat in ons systeem opgeslagen te blijven. Wanneer u niet op deze e-mail reageert verwijderen we de gegevens.

Aanbieding

Na een positieve selectie en overeenstemming met u over de arbeidsvoorwaarden, of (all-in) inhuur tarief, gaan we een aanbieding doen aan onze klant. Deze aanbieding bevat ook uw persoonsgegevens, uw cv, uw persoonlijke motivatie en referenties.

Acceptatie

Onze klant zal onze aanbieding beoordelen en terugkoppelen of er een intake- of kennismakingsgesprek zal plaatsvinden. Bij een acceptatie van de aanbieding (eventueel na een gesprek) zullen we enerzijds een contract met u opstellen en anderzijds een inhuurovereenkomst met de klant. Deze overeenkomsten zullen uw persoonsgegevens bevatten.

Wanneer onze klant beslist geen gebruik te maken van onze aanbieding zullen we dit aan u terugkoppelen. U zult dan ook een e-mail ontvangen dat u niet door de klant geselecteerd bent en dat we uw gegevens zullen verwijderen. In deze e-mail zullen we u de vraag stellen om als kandidaat in ons systeem opgeslagen te blijven. Wanneer u niet op deze e-mail reageert verwijderen we de gegevens.

Detachering

Na de acceptatie van de aanbieding van de klant gaan we over tot detacheren. Uw gegevens zijn bij ons en de klant geregistreerd in overeenkomsten en eventuele verklaringen en screenings.

Tijdens het detacheren levert u timesheets met gepresteerde-, verlof- en ziektedagen. Deze timesheets zijn noodzakelijk voor de facturatie aan de klant en de verloning van u.

Na afloop van de detacheringsovereenkomst zijn we gehouden aan een wettelijke bewaartermijn voor sommige gegevens. Omdat timesheets onderdeel zijn van de verkoopadministratie zullen we deze gegevens 7 jaar moeten bewaren.

Verloning

Wanneer u bij ons in dienst komt (voor de duur van de opdracht) nemen wij uw persoonsgegevens op in de salarisadministratie. Deze administratie bevat uiteraard ook uw salarisgegevens. Vanuit deze administratie ontvangt u iedere maand een salarisspecificatie en jaarlijks een jaaropgave.

Vanuit deze salarisadministratie doen we ook maandelijks aangifte voor de loonbelasting en geven we uw salarisgegevens door aan de belastingdienst.

Na afloop van de detacheringsovereenkomst zijn we gehouden aan een wettelijke bewaartermijn voor sommige gegevens. Voor salarisadministraties is de wettelijke termijn 7 jaar.

Pensioen

Vanuit de pensioenwet zijn we verplicht gedetacheerd personeel aan te melden bij de Stichting Pensioenfonds voor Personeelsdiensten. De eerste 6 maanden van een detacheringsovereenkomst zijn hiervan vrijgesteld, daarna zullen we u aanmelden en gedurende 12 maanden uw persoonsgegevens en salarisgegevens met de Stipp delen. Na deze eerste 18 maanden gaat uw basisregeling over op de plusregeling, de uitwisseling van gegevens blijft gelijk.

Het Stipp zal uw gegevens conform de wettelijke eisen uw gegevens bewaren.

Heb ik inzage in mijn gegevens?

Uiteraard heeft u inzage in uw gegevens. U kunt inloggen in ons systeem via https://obvs.carerix.com voor het inloggen gebruikt u uw e-mail adres als gebruikersnaam en het password wat u is toegestuurd en u eventueel zelf heeft aangepast.

Mocht u niet kunnen inloggen, dan kunt u een verzoek voor inzage indienen via MijnDossier@obvs.eu. Wanneer u een verzoek doet vermeld dan uw naam, adres, geboortedatum en e-mail adres wat bij ons bekend is. Op basis van deze gegevens zoeken wij uw dossier op en zullen dit binnen 6 weken toesturen. Wanneer u om welke reden dan ook niet in ons systeem bent terug te vinden zullen we u dit ook binnen 6 weken melden.

Kunnen mijn gegevens verwijderd worden?

In principe kunnen we uw gegevens verwijderen, tenzij er een wettelijke grondslag bestaat om uw gegevens te bewaren.

Een verzoek om uw gegevens te verwijderen kunt u richten aan Uitschrijven@obvs.eu. U zult een bevestiging van het verwijderen ontvangen. Wanneer we om een wettelijke reden uw gegevens moeten bewaren zullen we u dit ook inclusief motivatie en wettelijke termijn melden.

Hoe kom ik met OBVS in contact?

U kunt zich altijd schriftelijk tot ons wenden via OBVS, Postbus 19080, 3501 DB Utrecht of via de fax op +31 88 282 0299.

Wilt u iemand spreken, dan belt u +31 88 282 0282.

Via e-mail kunt de volgende adressen gebruiken:

  • Voor het verzoeken tot verwijderen van uw gegevens Uitschrijven@obvs.eu;
  • Voor inzage in uw gegevens, wanneer het inloggen op uw profiel niet lukt MijnDossier@obvs.eu;
  • Voor algemene vragen obvs@obvs.eu;